东南大学成贤学院物资设备采购管理办法

为了规范我院物资设备采购管理工作，完善物资设备采购管理监督机制，保证学院物资设备采购管理工作规范、廉洁、高效运作，依据《中华人民共和国政府采购法》有关法规及我院的实际情况，制定本办法。

第一条  本办法所指物资设备包括达不到学院招标要求的基建工程、后勤服务、教学科研、行政办公使用的各类物资设备（包括图书资料、各类教材）。

第二条  学院财务与资产管理部全面负责学院的物资设备采购管理工作。

第三条  学院各项采购活动都应设立专项采购工作小组（以下简称“采购小组”）。 采购小组成员组成应以保证形成廉洁、高效的工作机制，保证采购任务如期完成为原则。参与采购活动的专业技术人员由财务与资产管理部根据需要在学院建立的专家库中临时邀请。采购小组成员独立履行本办法规定的职责，对学院负责。参与采购活动的小组成员都有权利和责任对包括质量、价格、服务等在内的各项采购事宜行使质疑权、建议权和表决权，并承担相应责任。

第四条  采购小组分为部门采购小组和学院采购小组，各自的职责范围是：

1、凡采购金额在2万元以下的采购活动，应成立部门采购小组。

2、凡采购金额单台（件）在2元万以上（含2万元）、5万元以下，批量在2万元以上（含2万元）、10万元以下的采购活动，应成立学院采购小组。

第五条  部门采购小组由用户单位、主管部门及专家等组成，实行单位领导负责制。

第六条  学院采购小组由学院财务与资产管理部、用户单位、监察部门（或人员）、审计部门（或人员）及专家等组成，实行组长协调下的部门代表分工负责制，在业务主管院长的领导下开展工作。

第七条  财务与资产管理部担任学院采购小组的组长单位。主要工作职责:

1、审查物资设备采购申请书，确认采购项目资金来源。

2、拟订采购小组工作方案。

3、组织各有关部门（或人员）参与采购活动。

4、落实采购小组决议，整体推进工作进度，保证按期完成工作任务。

5、根据需要组织对供应商考察，并出具考察报告。

6、组织与供应商商务洽谈，起草并签订合同。

7、组织物资设备到货验收。

8、负责项目完成后的资料收集、整理、归档。

9、多方收集对供应商的反馈意见，对供应商进行追踪问效。

第八条  用户单位是学院采购小组的主体参与方之一。主要工作职责：

1、填写物资设备采购申请书，明确产品名称、数量、预算金额、技术要求等（如产品规格、技术指标、使用功能、质量性能、设计方案、实验目的等）。

2、落实项目资金来源，办理相关审批手续。

3、参加对供应商考察，并在考察报告上签字。

4、参加与供应商商务洽谈。

5、负责物资设备到货签收，包括核对品牌型号、清点数量、察看外观等，发现短缺、破损做好记录，以便理赔；负责物资设备的质量技术验收，验收完毕，填写验收单。

6、负责合同的执行，处理付款、维保等事项。

7、对设备的使用效益负责，并出具绩效报告。

8、因实际情况必须调整采购计划时，应填写物资设备采购计划变更表，重新办理审批手续。

第九条  监察部门（或人员）按照法律法规和学院规定对采购工作的全过程进行监督。主要工作职责：

1、参与拟定采购小组工作方案。

2、监督采购小组依据国家法规和学院制度正确实施工作程序。

3、监督采购小组成员正确履行职责。

4、参与采购项目的考察及项目完成后的验收。

5、对项目合同的签订、执行情况和决算进行审计监督。

6、对采购情况建立成果档案；就采购小组工作情况做出“监察报告”。

第十条  审计部门（或人员）根据需要参与学院采购小组。主要工作职责：

1、参与2万元以上涉及工程量核算的物资设备的采购活动。

2、参与相关验收工作。

第十一条  物资设备采购工作流程

用户单位填写物资设备采购申请书，并办理审批手续→成立学院或部门采购小组→拟定工作方案→寻找并了解供应商及其产品情况→根据需要对供应商考察→与供应商商务洽谈、签订合同→对完工项目验收→用户单位执行合同，处理付款、维保等事项

第十二条  学院物资设备采购活动应遵循公开、公平、公正和诚信的原则，物资设备供应厂商原则上不得少于三家，公平竞争。任何单位和个人不得以任何理由、采取任何方式干扰学院的采购活动。

第十三条  参加学院物资设备采购活动的工作人员必须遵守国家的法律、法令和有关规章制度，公正廉洁、保守秘密、按章办事、不徇私情，积极努力地做好本职工作，同一切不良现象作斗争。

第十四条  各单位必须严格按所签合同执行，不得随意更改，维护采购工作的严肃性。

第十五条  本办法自发布之日起开始实施。原《东南大学成贤学院物资设备采购管理办法》同时废止。

第十六条  本办法由财务与资产管理部负责解释。